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Déclaration de confidentialité



Dernière mise à jour: juillet 2024

UniQue Ressources Humaines SA (« UniQue » ou « nous ») traite vos données à caractère personnel (« données ») collectées, stockées et transmises à des tiers conformément aux dispositions légales de la loi suisse sur la protection des données (LPD, SR 235.1) et de l’ordonnance (OLPD, SR 235.11) et du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679.

Cette déclaration de protection des données vous indique quelles données personnelles sont utilisées par UniQue, dans quel but elles sont traitées ou avec qui elles sont partagées dans le cadre de nos relations de travail.

Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données en écrivant à l’adresse suivante :

UniQue Ressources Humaines SA
Délégué à la Protection des Données
Rue du Petit-Chêne 11
1003 Lausanne
Suisse

 

Comment collectons-nous vos données ?

Dans le cadre de nos activités, nous collectons vos données avec votre consentement de la manière suivante :

  • Depuis notre site web www.uniquerh.ch, via le formulaire de candidature spontanée, la postulation à une annonce ou par l’utilisation du formulaire de contact.
  • Lors des salons ou des événements que nous organisons, via un formulaire d’inscription papier
  • Par voie électronique
  • Par voie téléphonique
  • Lors d’un entretien en visioconférence ou en présentiel

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Conformément à la loi fédérale sur la protection des données et à l’art. 6 al. 1 lit. d RGPD (intérêt légitime), nous collectons, sauvegardons, traitons et utilisons les données relatives à votre personne et à votre entreprise pour les motifs suivants :

  • Identifier et prévenir la fraude
  • Gérer vos demandes spécifiques
  • Exécuter des prestations de services dans le cadre d’un service de placement privé pour un emploi professionnel (recrutement de personnel, gestion intérimaire ou louage de main d‘œuvre)
  • Organiser, réaliser et mettre fin à nos relations contractuelles
  • Informer sur nos produits et nos services, entrer en contact avec vous et entretenir ce contact
  • Réaliser des statistiques ou analyses
  • Préserver les intérêts de la gestion ou mettre en œuvre des dispositions judiciaires ou administratives ou d’autres obligations légales
  • Défendre ou appliquer des droits légaux

Candidat et Collaborateur, quelles sont les données collectées ?

En tant qu’employeur, UniQue Ressources Humaines SA peut traiter vos données personnelles sur la base de l’art. 328b du Code des obligations suisse (CO) et de l’art. 7 al. 3 et de l’art. 18 al. 3 de la loi fédérale sur le service de l’emploi et la location de services (LSE, SR. 823.11) dans la mesure où et aussi longtemps que cela est nécessaire pour l’activité de placement et de location de services.

Au moment du dépôt de votre candidature, vous nous fournissez les informations suivantes :

  • Données d’identification : cela inclut les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les adresses courriel, les numéros AVS, les dates de naissance et les informations similaires des candidats et des employés.
  • Expérience professionnelle et éducation : Il s’agit des détails sur l’historique professionnel, les diplômes, les certifications, les compétences et les formations des candidats et des employés.
  • Références professionnelles : Ces informations comprennent les coordonnées des personnes qui peuvent fournir des références sur les candidats ou les employés, ainsi que les détails de ces références.
  • Données nécessaires à la gestion administrative : Soit en particulier les informations relatives aux autorisations de travail et de séjour.

Si vous transmettez des informations sur des tiers à UniQue (Références professionnelles), nous considérons que ces derniers ont donné leur accord sur la transmission des données à UniQue et que cette autorisation englobe également la collecte, la sauvegarde et la transmission de ces données par UniQue. En outre, nous considérons que, lors de la transmission de ces informations sur des tiers, vous ne violez aucune obligation contractuelle ou légale.

Dans la phase de recrutement, UniQue est autorisé à collecter et à traiter l’ensemble des données permettant d’évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé.

Vous autorisez par ailleurs UniQue à entreprendre toutes les démarches nécessaires à l’activité de placement, soit :

  • Transmettre vos données ainsi que celles contenues dans le dossier de candidature et/ou obtenues lors d’un entretien avec un(e) conseiller(ère) en personnel à d’autres agences et/ou à des partenaires commerciaux ;
  • Traiter les informations vous concernant sur nos installations informatiques ;
  • Fournir des renseignements vous concernant à nos clients ;
  • Conserver votre dossier même en l’absence de contrat de mission signé pour une durée maximale de 10 ans et sous réserve de dispositions légales contraires.

Lorsqu’à l’issue de l’entretien de recrutement (téléphonique, par visioconférence ou en présentiel), vous êtes accepté comme collaborateur et qu’il est alors possible que vous soyez mandaté auprès d’un de nos clients ou bien une fois que vous avez accepté une mission ou un un poste fixe chez UniQue, les données suivantes sont susceptibles d’être collectées si nécessaire :

  • Données de vérification des antécédents : Casier judiciaire
  • Informations familiales : pour les demandes d’allocations familiales par exemple ou pour l’octroi de congés spéciaux tel que mariage, naissance, décès, etc.
  • Informations financières : coordonnées bancaires pour le paiement de votre salaire, attestation de résidence fiscale, etc.
  • Données médicales : certificat médical, grossesse, handicap, etc.

Les données de vérification des antécédents et les données médicales seront saisies et sauvegardées seulement si elles sont nécessaires pour l’évaluation de votre aptitude pour un poste de travail.

Le traitement des données s’applique également aux données sensibles au sens de l’art. 5c LPD ou à des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9 RGPD. Constituent des données sensibles, notamment des photos, des croyances religieuses, de santé physique ou mentale, ou montrant l’origine ethnique.

Si vous nous fournissez de telles informations, vous acceptez expressément que nous puissions conserver, traiter et transmettre ces informations de manière strictement confidentielle à des fins strictement professionnelles.

UniQue garantit que les documents de candidatures et les dossiers personnels sont traités dans la plus stricte confidentialité et ne sont utilisés qu’aux fins convenues. UniQue prend toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection des données contre tout traitement non autorisé. Il s’assure en particulier de la sécurité des informations et garantit que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance. UniQue garantit par ailleurs que toutes les données personnelles sont traitées de manière licite et plus particulièrement dans le respect des principes suivants :

  • Le traitement des données personnelles est réalisé selon le principe de la bonne foi ;
  • Le traitement des données personnelles est réalisé de manière licite, loyale et transparente ;
  • Le traitement des données personnelles est proportionnel au but visé et se limite à ce qui est nécessaire pour atteindre le but visé ;
  • Les données personnelles sont traitées de manière exacte et tenue à jour. UniQue garantit que toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées soient effacées ou rectifiées ;
  • Vous bénéficiez d’un droit d’accès aux données personnelles qui inclut celui de faire corriger les inexactitudes.

Client, Fournisseur, quelles sont les données collectées ?

Afin de pouvoir traiter vos demandes de manière optimale, UniQue collecte, sauvegarde, traite et utilise, dans le cadre de la prestation de services contractuelle, toutes les données relatives à votre personne et à votre entreprise. Le traitement des données liées à la personne et à l’entreprise est réalisé uniquement pour remplir le service demandé et dans le but de protéger vos propres intérêts professionnels.

Au moment de votre demande de service, nous récoltons les informations suivantes par téléphone, par voie électronique ou par une visite :

  • Données d’identification : cela inclut les prénoms/noms/fonctions des interlocuteurs, adresses courriels, l’adresse principale, l’adresse de facturation, le profil de l’entreprise, etc.
  • Informations financières : cela peut inclure les numéros de compte bancaire, les informations de solvabilité

Comment vos données sont-elles utilisées ou transmises ?

Dans le cadre de nos relations contractuelles, il peut s’avérer nécessaire pour nous ou un prestataire de services mandaté par nos soins d’utiliser des données relatives à la personne ou à l’entreprise pour mieux servir vos intérêts et mieux répondre à vos attentes

La transmission des données liées à la personne et à l’entreprise est réalisée uniquement dans les situations suivantes :

  • Nous transmettrons des données relatives à la personne et à l’entreprise à nos clients et à nos candidats/collaborateurs dans tous les cas où cette transmission d’informations est nécessaire et appropriée pour la réalisation des prestations de services ayant trait à un service de placement privé pour un emploi professionnel (recrutement de personnel, gestion intérimaire ou louage de main d‘œuvre).
  • Nous pouvons transmettre des données relatives à la personne et à l’entreprise à des sociétés et à des partenaires/fournisseurs que nous employons pour qu’ils assurent les fonctions et les prestations pour notre service. Ces fonctions peuvent consister par exemple dans l’hébergement d’un serveur internet, la gestion des candidatures à nos offres d’emplois via notre fournisseur externe Realisator SA, l’analyse de données ou la réalisation de prestations de services de comptabilité ou de marketing. Nous pouvons transmettre des données relatives à la personne et à l’entreprise, dans la mesure de ce qui est nécessaire ou approprié, à des autorités administratives, des juridictions, et à d’autres tiers pour être en conformité avec les règles légales applicables ou si nous pensons avec raison que ces activités sont nécessaires, pour se conformer à la loi qui prévoit une telle divulgation/transmission, pour protéger les droits ou les droits de propriété de UniQue des entreprises liées avec elle, empêcher un crime ou un délit, protéger la sécurité nationale ou pour garantir la sécurité de l’utilisateur de ce site internet ou du public.

Où sont stockées vos données ?

Vos données personnelles les plus sensibles sont stockées en Suisse :

  • Dans notre ERP Easytemp
  • Sur notre serveur hébergé en local au siège d’UniQue
  • Dans notre système d’archivage sur bandes
  • Sur MS Office 365
  • Les contacts 3CX sont stockés dans un disque dur qui se trouve dans le cloud Swisscom

Certaines données d’identification (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) que nous utilisons pour communiquer avec vous sur WhatsApp via notre fournisseur Respond.io sont stockées aux Etats-Unis, respectivement au Canada (Prim).

Lors de la transmission et la communication de données via des plateformes externes, telles que la plateformes Whatsapp ce sont principalement les conditions générales, les conditions d’utilisation, les déclarations de confidentialité et d’autres dispositions des fournisseurs et opérateurs respectifs des plateformes respectives qui s’appliquent. Vos données à caractère personnel peuvent être transmises à ces États tiers pour y être traitées. Nous vous prions de noter que le niveau de protection des données de ces pays n’est pas comparable à celui de la CH et de l’UE. Par exemple, les entreprises sises aux USA sont tenues de livrer les données à caractère personnel aux autorités administratives de sécurité, sans que, en tant que personne concernée, vous ayez la possibilité d’un recours en justice. Il n’est donc pas exclu que les autorités administratives des USA (p. ex. les services de renseignement) traitent vos données qui se trouvent sur des serveurs américains à des fins de surveillance. Nous n’avons aucune influence sur ces activités de traitement.

Comment protégeons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont traitées en toute confidentialité. UniQue a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la perte ou le traitement illégal de ces données. Nous utilisons plusieurs techniques de sécurité (serveur sécurisé, pare-feu, anti-virus, anti-spam, etc.) ainsi que des mesures de protection physique des endroits où ces données sont conservées. Nous nous efforçons constamment d’améliorer ces mesures de sécurité afin de garantir la sécurité de vos données personnelles.

Sachez que la transmission d’informations via internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions ce qu’il est raisonnablement possible de faire pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité des données personnelles que vous divulguez en ligne. Vous acceptez les implications de sécurité inhérentes à l’utilisation d’internet et nous déclinerons toute responsabilité en cas de violation de la sécurité, à moins que nous n’ayons enfreint les lois applicables, et seulement dans les limites établies dans les conditions générales applicables.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans la présente Déclaration, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la législation en vigueur. Ainsi, pour vous fournir un service que vous avez demandé, pour se conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables en vigueur ou si la conservation est recommandée à la lumière de notre situation juridique (par exemple, en ce qui concerne les litiges ou les enquêtes réglementaires).

Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, d’un droit de rectification et de mise à jour, d’effacement de vos données ainsi que d’un droit de restriction du traitement des données par UniQue. Vous avez en outre le droit de révoquer des consentements donnés pour le traitement des données ainsi qu’un droit d’opposition général si vous ne souhaitez pas autoriser le traitement de vos données personnelles. Vous disposez par ailleurs d’un droit de portabilité. Avant d’accéder à l’une ou l’autre des demandes ci-dessus, nous vérifierons l’identité de la personne qui soumet la demande afin de nous assurer qu’elle y est autorisée.

Comment exercer vos droits ?

Si vous souhaitez faire usage de votre droit d’accès ou de modification de vos données, Si vous avez des questions ayant trait au traitement de vos données; si vous souhaitez révoquer votre accord sur le traitement de vos données dans l’avenir; si vous souhaitez recevoir les données concernées dans un format structuré, courant, susceptible d’être lu par une machine ou les transmettre à un autre responsable, dans la mesure où cela est réalisable sur le plan technique et dans la mesure où cette opération ne porte pas atteinte aux droits et aux libertés d’autres personnes, merci d’adresser votre demande par écrit à UniQue Ressources Humaines SA, , Rue du Petit-Chêne 11, 1003 Lausanne, Suisse.

Modifications de la Déclaration de confidentialité

En cas de modifications apportées à la déclaration de confidentialité, nous publierons les informations à cet endroit pour que vous puissiez les consulter.

Droit applicable et for

La présente Déclaration de confidentialité est régie par le droit suisse. Pour tout litige, vous acceptez la compétence exclusive des tribunaux ordinaires de Lausanne, canton de Vaud, Suisse.